原標(biāo)題：OA系統(tǒng)是什么？OA系統(tǒng)怎么用？

紙引未來網(wǎng)訊閱讀本文，你將了解：1、關(guān)于OA系統(tǒng)；2、目前OA系統(tǒng)平臺(tái)架構(gòu)中存在的普遍問題；3、OA系統(tǒng)選型八大原則；4、解決措施：零代碼繞過技術(shù)障礙；5、企業(yè)OA信息化建設(shè)總體方案。

OA信息化解決方案放在這里了，大家可以試試>>>>

關(guān)于OA系統(tǒng)

1.概念定義

Office Automation是OA辦公系統(tǒng)的全稱，也被稱為協(xié)調(diào)辦公系統(tǒng)，是面向組織的日常運(yùn)作和管理，員工及管理者使用頻率最高的應(yīng)用系統(tǒng)。對(duì)于辦公自動(dòng)化并沒有明確的定義，廣泛來說，就是采用計(jì)算機(jī)管理，可以方便快捷地提供各種服務(wù)，通過實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，可以優(yōu)化現(xiàn)有的組織管理結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，增加協(xié)同辦公能力，從而使單位的管理流程更加清晰，減少了人力，降低了錯(cuò)誤率。

2.發(fā)展歷程

OA 系統(tǒng)起源于20世紀(jì)80年代，其信息化一共經(jīng)歷了四個(gè)發(fā)展階段：

• 第一階段為紙質(zhì)文檔數(shù)字化階段，即企業(yè)使用 Office、WPS 等軟件實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔資料電子化、數(shù)字化；
• 第二階段為工作流程自動(dòng)化階段，“文件型 OA”逐步向“流程型OA”轉(zhuǎn)變；
• 第三階段為組織運(yùn)營(yíng)信息化階段，企業(yè)引入或自主研發(fā) OA 系統(tǒng)平臺(tái)，并將其應(yīng)用于企業(yè)的組織運(yùn)營(yíng)中，為企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)提供多種辦公信息服務(wù)；
• 第四階段為協(xié)同辦公階段，企業(yè)在 OA 系統(tǒng)平臺(tái)的支持下協(xié)調(diào)管理各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，促進(jìn)各部門協(xié)同工作，為企業(yè)效益最大化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定堅(jiān)實(shí)的管理基礎(chǔ)。

在新時(shí)代背景下，OA 協(xié)同辦公已成為企業(yè)管理信息化的必然趨勢(shì)，但從當(dāng)前企業(yè)管理信息化發(fā)展情況來看，企業(yè)整體 OA 信息化水平較低。部分企業(yè)仍停留在紙質(zhì)文檔數(shù)字化與工作流程自動(dòng)化階段，只是將 OA 作為一種企業(yè)管理工具，并沒有充分發(fā)揮出 OA信息化的價(jià)值，并未真正實(shí)現(xiàn)各部門的協(xié)同辦公，信息孤島現(xiàn)象依然存在。企業(yè)有必要將 OA 信息化滲透于企業(yè)管理的各個(gè)層面，通過 OA 信息化建設(shè)清除企業(yè)內(nèi)部信息共享障礙，解決企業(yè)內(nèi)部信息傳遞不及時(shí)、不準(zhǔn)確的問題，逐步實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公，有效解決企業(yè)“信息孤島”問題。

目前OA系統(tǒng)平臺(tái)架構(gòu)中存在的普遍問題

1.流程設(shè)計(jì)方面

在 OA 系統(tǒng)開發(fā)過程中，開發(fā)人員由于對(duì)企業(yè)正常工作流程不夠熟悉，往往易產(chǎn)生同質(zhì)化的開發(fā)現(xiàn)狀，在開發(fā)中不結(jié)合用戶特點(diǎn)和實(shí)際需求，導(dǎo)致系統(tǒng)架構(gòu)在設(shè)計(jì)時(shí)難以滿足用戶在實(shí)際辦公工作中的處理和管理應(yīng)用，進(jìn)而造成系統(tǒng)工作流程分解步驟相對(duì)繁瑣，不同級(jí)別人員審批手續(xù)混亂。

例如在系統(tǒng)工作流設(shè)計(jì)過程中，部分開發(fā)人員甚至將工作流業(yè)務(wù)中的每個(gè)模塊都進(jìn)行單獨(dú)細(xì)化開發(fā)，看似增強(qiáng)模塊功能的完整，實(shí)則增加工作流處理的復(fù)雜性，辦公人員在使用過程容易耗時(shí)、耗力，造成大量的用戶使用積極性不高。

2.用戶體驗(yàn)方面

當(dāng)前，市面上許多 OA 系統(tǒng)產(chǎn)品的功能模塊往往只注重表面工程，并不能真正滿足 OA 用戶的真實(shí)辦公需求，很多模塊往往并不適用，許多企業(yè)又不愿花錢做系統(tǒng)的二次開發(fā)，逐漸導(dǎo)致 OA 系統(tǒng)功能的閑置和棄用。

同時(shí)，許多 OA 系統(tǒng)在開發(fā)中對(duì)于功能適用性和深入程度上存在嚴(yán)重的缺陷，例如在 CRM、人事管理、財(cái)務(wù)、手機(jī)OA 等功能中由于開發(fā)深度不足，導(dǎo)致使用過程擴(kuò)展性、靈活性和易用性較差，以及用戶體驗(yàn)不足，影響工作效率。

3.系統(tǒng)性能方面

由于許多軟件公司對(duì)OA系統(tǒng)的開發(fā)過分依賴產(chǎn)品包裝與推廣，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)最初缺乏線下調(diào)研，不能結(jié)合企業(yè)現(xiàn)實(shí)辦公實(shí)際需求，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)中毫無特色可言，且系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)單1、不合理，例如常見的產(chǎn)品技術(shù)缺陷如并發(fā)數(shù)太低、擴(kuò)展性差等問題，導(dǎo)致服務(wù)維護(hù)成本太高。隨著企業(yè)高速發(fā)展，并發(fā)數(shù)可能會(huì)由最初的幾百人到幾年后的數(shù)千人，一旦 OA 系統(tǒng)的開發(fā)架構(gòu)在最初設(shè)計(jì)時(shí)失誤，極易導(dǎo)致平臺(tái)無法支持運(yùn)行，系統(tǒng)運(yùn)行緩慢和不穩(wěn)定，特別是在與其它系統(tǒng)平臺(tái)鏈接過程中包容性差，在線用戶一旦超過指標(biāo)數(shù)量，易造成服務(wù)器癱瘓或訪問異常，并可能導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰或產(chǎn)生數(shù)據(jù)丟失等，對(duì)企業(yè)易出現(xiàn)“信息孤島現(xiàn)象”。

此外，OA 系統(tǒng)中涉及用戶單位內(nèi)部辦公工作的處理和管理機(jī)密，安全性至關(guān)重要。如系統(tǒng)性能較弱，極易受黑客攻擊，使安全性大打折扣，導(dǎo)致內(nèi)部信息泄露，給企業(yè)帶來嚴(yán)重的損失。

OA系統(tǒng)選型八大原則

選型時(shí)，要充分考慮應(yīng)用技術(shù)發(fā)展和企業(yè)信息化建設(shè)總體規(guī)劃，保證系統(tǒng)的后期維護(hù)、發(fā)展和擴(kuò)充的可能性。

1.先進(jìn)性原則

系統(tǒng)要采用成熟且有發(fā)展前景的先進(jìn)技術(shù)和平臺(tái)化手段，實(shí)現(xiàn)短時(shí)間內(nèi)部署和完善，建立規(guī)范、靈活、利于擴(kuò)展的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，以及合理、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臄?shù)據(jù)設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)，確保數(shù)據(jù)、展示界面和流程處理的一致性。

2.開放性和兼容性原則

OA 系統(tǒng)建設(shè)要充分遵照共同技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，包括統(tǒng)一身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)交換與存儲(chǔ)等，全面支持跨操作平臺(tái)、跨硬件系統(tǒng)、跨數(shù)據(jù)庫的開放性設(shè)計(jì)原則，實(shí)現(xiàn)與其他應(yīng)用系統(tǒng)對(duì)接，能隨時(shí)增加新的功能模塊和二次開發(fā)平臺(tái)，便于企業(yè)技術(shù)人員理解數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和維護(hù)系統(tǒng)，同時(shí)具備兼容性，后期達(dá)到保護(hù)原有資源、實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)過渡和擴(kuò)展升級(jí)的目標(biāo)。

3.標(biāo)準(zhǔn)化原則

要結(jié)合企業(yè)開發(fā)實(shí)際，統(tǒng)一開發(fā)規(guī)范的數(shù)據(jù)文檔標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和建設(shè)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，提高系統(tǒng)平臺(tái)的可靠性和可維護(hù)性，有效降低運(yùn)行維護(hù)成本和開發(fā)周期。

4.經(jīng)濟(jì)實(shí)用性原則

系統(tǒng)建設(shè)要加強(qiáng)內(nèi)部管理、人員管理、信息管理等風(fēng)險(xiǎn)控制。一方面，要符合企業(yè)管理服務(wù)模式、制度和財(cái)務(wù)準(zhǔn)則，充分考慮業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)管理中的數(shù)據(jù)便利性和可行性。另一方面，要充分考慮使用人員的實(shí)際需要，設(shè)置方便、簡(jiǎn)單、實(shí)用、易學(xué)易用的操作方式。此外，還要充分考慮系統(tǒng)的靈活性，以最低成本建設(shè)項(xiàng)目，減少系統(tǒng)需求變更及維護(hù)工作量和維護(hù)成本。

5.共享性原則

系統(tǒng)建設(shè)要確保數(shù)據(jù)傳輸、存儲(chǔ)、共享的準(zhǔn)確性、完整性和統(tǒng)一性。根據(jù)相應(yīng)角色分配不同權(quán)限，方便使用者調(diào)用、查詢相應(yīng)系統(tǒng)信息。在數(shù)據(jù)信息安全保密的基礎(chǔ)上，積極開展協(xié)同業(yè)務(wù)，整合企業(yè)的業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺(tái)、應(yīng)用服務(wù)支持平臺(tái)、終端設(shè)備等，實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)、跨系統(tǒng)、跨業(yè)務(wù)、跨區(qū)域的數(shù)據(jù)信息使用開發(fā)和共享交流。提供實(shí)時(shí)可靠的信息數(shù)據(jù)，健全工作資料共享機(jī)制，完善內(nèi)部控制監(jiān)管流程，逐步實(shí)行線上業(yè)務(wù)辦理和進(jìn)度查詢及問題反饋，促進(jìn)上級(jí)意見、指示、要求落實(shí)，搭建問題受理和反饋渠道，提高網(wǎng)上業(yè)務(wù)辦理效率。

6.實(shí)時(shí)性原則

系統(tǒng)建設(shè)要考慮硬件支持平臺(tái)的參數(shù)配置、網(wǎng)絡(luò)帶寬速率和應(yīng)用場(chǎng)景等實(shí)際情況，做到在高并發(fā)下性能穩(wěn)定和單點(diǎn)應(yīng)用效率高，保證應(yīng)用效果，使管理者和使用者易學(xué)易用。

7.可擴(kuò)展性原則

系統(tǒng)建設(shè)要考慮到協(xié)同辦公管理是一個(gè)漸進(jìn)的過程，需要不斷地?cái)U(kuò)充和完善。要具備優(yōu)秀的技術(shù)升級(jí)能力和擴(kuò)展性，在充分論證未來規(guī)劃的基礎(chǔ)上，支持動(dòng)態(tài)可擴(kuò)展，能夠?qū)崟r(shí)增加或減少業(yè)務(wù)應(yīng)用模塊，快速構(gòu)建新應(yīng)用。

8.可維護(hù)性原則

系統(tǒng)建設(shè)要充分考慮可維護(hù)性，保證后期系統(tǒng)功能的修正和完善。能支持企業(yè)現(xiàn)有的全面應(yīng)用和未來建設(shè)擴(kuò)展工作，以滿足學(xué)校發(fā)展過程中的組織擴(kuò)張、機(jī)構(gòu)變革、制度變更、流程改變等管理服務(wù)變化。

解決措施：零代碼繞過技術(shù)障礙

OA系統(tǒng)可以在提高工作效率、促進(jìn)協(xié)同、數(shù)據(jù)管理、安全性和客戶服務(wù)等方面提供幫助，因此很多企業(yè)都在選擇使用OA系統(tǒng)來改善其業(yè)務(wù)流程和管理。

我們公司正在使用的OA系統(tǒng)，幫助解決了“人、物、事、財(cái)”的數(shù)字化難題，下面是我們公司自行搭建的模板：

接下來就以我們公司正在用的OA系統(tǒng)為例，為大家進(jìn)行OA系統(tǒng)的功能介紹。

1.事項(xiàng)審批——申請(qǐng)統(tǒng)一管理，操作便捷簡(jiǎn)單

• 合同審批：數(shù)字化合同審批，不用再拿厚厚的合同書了
• 采購審批：規(guī)范作業(yè)流程把控采購成本，
• 報(bào)表統(tǒng)計(jì)：對(duì)審批需求及其處理情況進(jìn)行分析，延宕一清二楚

2.客戶管理——明細(xì)清清楚楚，狀態(tài)一目了然

3.預(yù)警系統(tǒng)——完善預(yù)警機(jī)制，提前防范風(fēng)險(xiǎn)

4.物資管理——自動(dòng)歸檔，靈活調(diào)用

• 物資庫：建立物資信息庫，清晰明了；隨時(shí)新增入庫，快捷便利
• 采購：標(biāo)準(zhǔn)化采購物資，庫存數(shù)量看得到，采購多少心中有數(shù)
• 領(lǐng)用：領(lǐng)用關(guān)聯(lián)一鍵搞定，智能計(jì)算庫存，超出庫存限制領(lǐng)用
• 歸還：選擇相關(guān)物資，即刻歸還入庫
• 物資統(tǒng)計(jì)：全面監(jiān)控庫存狀態(tài)，把控物資調(diào)用情況

5.日?qǐng)?bào)周報(bào)——透明數(shù)據(jù)，跟蹤進(jìn)展

• 周報(bào)：分部門設(shè)計(jì)日?qǐng)?bào)內(nèi)容及要求，針對(duì)性設(shè)置
• 日?qǐng)?bào)：規(guī)范一周工作內(nèi)容總結(jié)與下周規(guī)劃，清晰明了
• 流程待辦：將日?qǐng)?bào)設(shè)置每日代辦提醒，督促團(tuán)隊(duì)每日匯報(bào)

企業(yè)OA信息化建設(shè)總體方案

企業(yè)OA信息化建設(shè)包含四方面的內(nèi)容：

• 搭建 OA 系統(tǒng)平臺(tái)，創(chuàng)建協(xié)同辦公軟環(huán)境，同時(shí)做好硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保 OA 系統(tǒng)平臺(tái)安全、平穩(wěn)運(yùn)行；
• 建立完善的信息化管理制度體系，包括崗位責(zé)任制度、系統(tǒng)運(yùn)行管理制度等，為 OA 信息化提供制度支撐；
• 加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理，打破信息孤島；
• 充分落實(shí)人員的培訓(xùn)工作，提高人員信息素質(zhì)，為 OA 信息化的深入推進(jìn)保駕護(hù)航。

以下對(duì)此進(jìn)行具體說明——

1.建設(shè)OA系統(tǒng)平臺(tái)

建設(shè)OA系統(tǒng)平臺(tái)的目的在于搭建一個(gè)覆蓋企業(yè)全范圍、多結(jié)構(gòu)部署且能幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理、滿足企業(yè)全面管理需求、支持企業(yè)內(nèi)部溝通與對(duì)外溝通的辦公平臺(tái)。根據(jù)這一目標(biāo)，對(duì)企業(yè)工作模式、辦公及業(yè)務(wù)流程、人員素質(zhì)、歷史信息數(shù)據(jù)、當(dāng)前信息管理要求進(jìn)行充分調(diào)研，從個(gè)人辦公、內(nèi)部審批、檢查督辦、資源管理、檔案管理、知識(shí)管理等多個(gè)方面入手設(shè)計(jì) OA 系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)方案。

2.完善信息化管理制度

企業(yè)全員均可使用 OA 系統(tǒng)平臺(tái)，為規(guī)范、約束人員行為，企業(yè)需要建立完善的信息化管理制度體系：

• 優(yōu)化企業(yè)原有的崗位責(zé)任制度，明確各部門不同崗位人員在 OA 信息化建設(shè)中的工作責(zé)任，使其了解個(gè)人的 OA 系統(tǒng)賬戶權(quán)限，要求其根據(jù)實(shí)際工作需求選擇共享信息。
• 建立 OA 系統(tǒng)運(yùn)行管理制度，詳細(xì)說明 OA 系統(tǒng)的運(yùn)行規(guī)則與管理維護(hù)細(xì)則，細(xì)化相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)。
• 建立信息安全保障制度，明確企業(yè)各部門信息安全工作職責(zé)、操作員安全管理方法、密碼與權(quán)限管理方法，明晰威脅企業(yè)信息安全行為的處理辦法。
• 完善已有信息溝通制度，嚴(yán)格設(shè)置企業(yè)內(nèi)部溝通與對(duì)外溝通的程序。

3.建立數(shù)據(jù)遷移和數(shù)據(jù)共享模式

俗話說：“三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”，現(xiàn)如今的OA辦公自動(dòng)化要打破信息孤島現(xiàn)象，建立統(tǒng)一健全的數(shù)據(jù)管理體系，在切實(shí)實(shí)現(xiàn)和促進(jìn)辦公自動(dòng)化過程中，亟須整合在舊系統(tǒng)中遺留的歷史數(shù)據(jù)，如果不及時(shí)糾正歷史數(shù)據(jù)，往往會(huì)讓新的OA系統(tǒng)成為空殼，導(dǎo)致正常的業(yè)務(wù)無法順利開展。所以，要建立數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，方便數(shù)據(jù)的導(dǎo)入和導(dǎo)出，從而最大限度減少使用者的重復(fù)勞動(dòng)。隨著改革和發(fā)展的不斷深化，推進(jìn)OA系統(tǒng)辦公自動(dòng)化是事業(yè)單位發(fā)展的重要舉措，在實(shí)際工作中要勇于創(chuàng)新，大膽實(shí)踐，這樣我們才能推動(dòng)OA系統(tǒng)不斷創(chuàng)新。

4.加強(qiáng)人員培訓(xùn)

企業(yè)應(yīng)用 OA 系統(tǒng)平臺(tái)開展各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)，需要人員十分熟悉 OA 系統(tǒng)平臺(tái)的操作流程，掌握多種信息技能。企業(yè)應(yīng)制訂面向全員的培訓(xùn)方案，以深入推進(jìn) OA 信息化建設(shè)。對(duì)于普通員工，著重強(qiáng)調(diào) OA理論、基本操作、數(shù)據(jù)采集與錄入等基礎(chǔ)知識(shí)技能；對(duì)于管理層，除培訓(xùn)基礎(chǔ)知識(shí)技能之外，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的培訓(xùn)，提高管理人員的數(shù)據(jù)挖掘、分析與處理能力。為激勵(lì)企業(yè)全員積極參與培訓(xùn)活動(dòng)，企業(yè)有必要采用多元化的培訓(xùn)方式，引入先進(jìn)的OA協(xié)同辦公內(nèi)容。

以上，希望對(duì)大家有幫助。

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