工程項目采購管理概述

 

　　采購一詞是從Procurement翻譯而來，意為努力獲得或設(shè)法搞到。它不同于一般意義上的商品購買，包括以不同的方式從組織外部獲得貨物、土建工程和服務(wù)的整個采辦過程[1]803。項目的采購則可以定義從項目組織外部獲取產(chǎn)品(包括貨物和服務(wù))的整個過程。

 

　　對于工程項目來說，設(shè)備、材料的采購費(fèi)用大約占項目總投資的50%—60%。同時，采購交貨的進(jìn)度又直接影響項目的進(jìn)度;采購質(zhì)量的好壞也制約著項目質(zhì)量的高低，并將決定項目建成后的連續(xù)、穩(wěn)定和安全運(yùn)轉(zhuǎn)。由此可見，采購管理是工程項目管理中的重要組成部分，它不但是工程項目建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，而且還是執(zhí)行中的一個關(guān)鍵步驟。

 

　　項目采購是一項很復(fù)雜的工作。項目采購管理時，至少應(yīng)當(dāng)做到以下三點：一是要搞清采購工作的基本流程;二是要強(qiáng)化全流程成本意識;三是要選好供應(yīng)商。

 

　　1搞清采購的基本流程

 

　　項目采購工作包括從組織建立開始，經(jīng)采買、催交、檢驗、直到最后一批產(chǎn)品通過檢驗為止的全部工作。項目采購管理可以分為三個階段，即準(zhǔn)備階段、實施階段和收尾階段。不同的階段側(cè)重點不同，準(zhǔn)備階段主要工作有建立組織、需求分析、熟悉市場、確定采購戰(zhàn)略和編制采購計劃;實施階段主要工作包括接收請購文件、確定合格供應(yīng)商、招標(biāo)或詢價、報價評審或評標(biāo)定標(biāo)、召開供應(yīng)商協(xié)調(diào)會、簽定合同、調(diào)整采購計劃、催交、檢驗、包裝及運(yùn)輸?shù)?收尾階段工作主要有交接、材料處理、資料歸檔和采購總結(jié)等。

 

　　說明：

 

　　1、多批次采購時，第二次以后的采購一般從“接收請購文件”開始，至“交接”處結(jié)束;最后一個批次的產(chǎn)品交接結(jié)束后，才能進(jìn)入到“資料歸檔”和“材料處理”階段;

 

　　2、“資料歸檔、材料處理和采購總結(jié)”通常在項目臨近結(jié)束時進(jìn)行;

 

　　3、采購方式通常從“詢價”或“招標(biāo)”中選擇其一。

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　　2強(qiáng)化全流程成本意識

 

　　全流程成本意識，即是說，成本的降低關(guān)注的不只是某一產(chǎn)品直接成本的下降，而是著眼于項目建設(shè)的大局，以項目總體成本的降低為標(biāo)準(zhǔn)。獲得了低價的采購物品固然是成本的降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、快速及時的供應(yīng)、可靠的貨源保證、節(jié)約的組織成本等也屬于成本上的利益[2]177。降低采購成本還要考慮其它“利益相關(guān)者”的收益，不能只看采購直接成本的降低，要從項目采購的全過程來探求降低總成本的有效措施。

 

　　(1)準(zhǔn)確預(yù)算。采購預(yù)算是在采購之前對采購成本的一種估計和預(yù)測，是對資金使用的一個整體規(guī)劃，是項目采購的基準(zhǔn)。有了準(zhǔn)確的預(yù)算，就能隨時對資金的使用情況進(jìn)行檢測和控制，確保資金的使用在合理的范圍內(nèi)浮動，有效地控制資金的流向和流量，達(dá)到控制采購成本的目的。

 

　　(2)充分利用環(huán)境。充分利用采購環(huán)境主要包括兩個方面：一是對外部環(huán)境的利用。建立健全市場信息機(jī)制，全面熟悉市場，深入分析行情，大膽合理預(yù)測，為科學(xué)決策提供有力參考;二是加強(qiáng)成本控制(內(nèi)部環(huán)境)，即通過對構(gòu)成成本的一切費(fèi)用進(jìn)行科學(xué)的計算、控制和監(jiān)督，將各項費(fèi)用控制在預(yù)定的基準(zhǔn)以內(nèi)，并分析產(chǎn)生偏差的原因，采取相應(yīng)的對策，最大程度的降低采購成本。

 

　　(3)增強(qiáng)對全過程和每一個細(xì)節(jié)的控制。在對設(shè)備、材料進(jìn)行需求分析和項目設(shè)計時，就嚴(yán)格控制設(shè)備、材料的選型與核算;項目實施階段，應(yīng)當(dāng)以主要精力把好工程的質(zhì)量關(guān)(杜絕返工)，同時也要注意防止材料的浪費(fèi)和流失;在項目結(jié)束階段，要對設(shè)備及多余的原材料進(jìn)行合理的處置。

 

　　3選好供應(yīng)商

 

　　供貨商的選擇與管理是采購過程中至關(guān)重要的一環(huán)。供貨商管理與選擇水平的高低，直接影響到采購產(chǎn)品的質(zhì)量、進(jìn)度，對于減少采購成本，保障工程的順利進(jìn)行起著關(guān)鍵的作用。選擇了好的供應(yīng)商，并與之建立良好的合作關(guān)系就等于擁有了好的產(chǎn)品和服務(wù)。在供應(yīng)商的選擇上應(yīng)當(dāng)注意以下三點。

 

　　(1)規(guī)范選擇的程序和標(biāo)準(zhǔn)。不同的公司在選擇供應(yīng)商時雖然有著不同的評審的內(nèi)容和程序，但是作為一個成熟的團(tuán)隊，應(yīng)該有自己固定的標(biāo)準(zhǔn)和程序。

 

　　(2)合理確定數(shù)量及方式。在選擇供應(yīng)商的數(shù)量時，既要避免單一貨源帶來的風(fēng)險，又要保證所選的供應(yīng)商能夠享有充足的供應(yīng)份額，以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策，降低采購的成本，一般不超過3-4家。選擇供應(yīng)商的方式主要包括公開競爭性招標(biāo)采購、有限競爭性招標(biāo)采購、詢價采購和直接簽訂合同采購。在項目采購中，多種招標(biāo)方式可以組合使用，這樣更有利于提高采購效率和質(zhì)量，更好地控制采購的成本。

 

　　(3)加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理。在合作過程中對供應(yīng)商進(jìn)行定期考核，建立量化指標(biāo)，對供應(yīng)商進(jìn)行評級，并據(jù)此衡量與供應(yīng)商的后續(xù)合作。這樣就能持續(xù)改善供貨行為，保證優(yōu)質(zhì)及時的供貨，從而有效地降低項目采購總成本。

 

　　4結(jié)語

 

　　項目采購部在采買、催交、檢驗、運(yùn)輸及交付的過程中，應(yīng)當(dāng)高度關(guān)注采購工作的進(jìn)度、質(zhì)量和費(fèi)用目標(biāo)，及時向項目經(jīng)理報告，確保采購工作時刻處在正確的領(lǐng)導(dǎo)之下，所有，都是因為項目采購工作，是關(guān)系項目成敗的大事。