采購合同審計清單

 　　01

 

　　公司采購合同的條款構(gòu)成了采購合同的內(nèi)容，應(yīng)當在力求具體明確，便于執(zhí)行，避免不必要糾紛的前提下，具備以下主要條款：

 

　?。?）商品的品種、規(guī)格和數(shù)量

 

　　商品的品種應(yīng)具體，避免使用綜合品名;商品的規(guī)格應(yīng)具體規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數(shù)量多少應(yīng)按國家統(tǒng)一的計量單位標出。必要時，可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細表。

 

　?。?）商品的質(zhì)量和包裝

 

　　合同中應(yīng)規(guī)定商品所應(yīng)符合的質(zhì)量標準，注明是國家或部頒標準;無國家和部頒標準的應(yīng)由雙方協(xié)商憑樣訂(交)貨;對于副、次品應(yīng)規(guī)定出一定的比例，并注明其標準;對實行保換、保修、保退辦法的商品，應(yīng)寫明具體條款;對商品包裝的辦法，使用的包裝材料，包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標志及包裝物的處理等，均應(yīng)有詳細規(guī)定。

 

　?。?）商品的價格和結(jié)算方式

 

　　合同中對商品的價格要作具體的規(guī)定，規(guī)定作價的辦法和變價處理等，以及規(guī)定對副品、次品的扣價辦法;規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序。

 

　　（4）交貨期限、地點和發(fā)送方式

 

　　交(提)貨期限(日期)要按照有關(guān)規(guī)定，并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應(yīng)明確商品的發(fā)送方式是送貨、代運，還是自提。

 

　?。?）商品驗收辦法

 

　　合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗收和在質(zhì)量上驗收商品的辦法、期限和地點。

 

　　（6）違約責任

 

　　簽約一方不履行合同，必將影響另一方經(jīng)濟活動的進行，因此違約方應(yīng)負物質(zhì)責任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應(yīng)明確規(guī)定，供應(yīng)者有以下三種情況時應(yīng)付違約金或賠償金:

 

　?、俨话春贤?guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品;

 

　　②不按合同中規(guī)定的商品質(zhì)量標準交貨;

 

　?、塾馄诎l(fā)送商品。

 

　　購買者有逾期結(jié)算貨款或提貨，臨時更改到貨地點等，應(yīng)付違約金或賠償金。

 

　?。?）合同的變更和解除條件

 

　　合同中應(yīng)規(guī)定，在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過什么手續(xù)來變更或解除合同等。

 

　　此外，采購合同應(yīng)視實際情況，增加若干具體的補充規(guī)定，使簽訂的合同更切實際，行之有效。

 

　　02

 

　?、俸贤漠斒氯吮仨毦邆浞ㄈ速Y格。這里所指的法人，是有一定的組織機構(gòu)和獨立支配財產(chǎn)，能夠獨立從事商品流通活動或其他經(jīng)濟活動，享有權(quán)利和承擔義務(wù)，依照法定程序成立的企業(yè)。

 

　?、诤贤仨毢戏āＲ簿褪潜仨氉裾諊业姆?、法令、方針和政策簽訂合同，其內(nèi)容和手續(xù)應(yīng)符合有關(guān)合同管理的具體條例和實施細則的規(guī)定。

 

　?、酆炗喓贤仨殘猿制降然ダ⒊浞謪f(xié)商的原則。

 

　?、芎炗喓贤仨殘猿值葍r、有償?shù)脑瓌t。

 

　?、莓斒氯藨?yīng)當以自己的名義簽訂經(jīng)濟合同。委托別人代簽，必須要有委托證明。

 

　?、薏少徍贤瑧?yīng)當采用書面形式。

 

　　03

 

　　簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內(nèi)容進行協(xié)商，取得一致意見，并簽署書面協(xié)議的過程。一般有以下五個步驟:

 

　?、儆喖s提議

 

　　訂約提議是指當事人一方向?qū)Ψ教岢龅挠喠⒑贤囊蠡蚪ㄗh，也稱要約。訂約提議應(yīng)提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對方答復(fù)的期限等，以供對方考慮是否訂立合同。提議人在答復(fù)期限內(nèi)不得拒絕承諾，即提議人在答復(fù)期限內(nèi)受自己提議的約束。

 

　?、诮邮芴嶙h

 

　　接受提議是指提議被對方接受，雙方對合同的主要內(nèi)容表示同意，經(jīng)過雙方簽署書面契約，合同即可成立，也叫承諾。承諾不能附帶任何條件，如果附帶其他條件，應(yīng)認為是拒絕要約，而提出新的要約。新的要約提出后，原要約人變成接受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。實踐中簽訂合同的雙方當事人，就合同的內(nèi)容反復(fù)協(xié)商的過程，就是要約―新的要約一再要約―直到承諾的過程。

 

　　③填寫合同文本

 

　?、苈男泻灱s手續(xù)

 

　?、輬笳埡炞C機關(guān)簽證，或報請公證機關(guān)公證

 

　　有的經(jīng)濟合同，法律規(guī)定還應(yīng)獲得主管部門的批準或工商行政管理部門的簽證。對沒有法律規(guī)定必須簽證的合同，雙方可以協(xié)商決定是否簽證或公證。

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　04

 

　　采購合同的管理應(yīng)當做好以下幾方面的工作

 

　　（1）加強對公司采購合同簽訂的管理

 

　　加強對采購合同簽訂的管理，一是要對簽訂合同的準備工作加強管理，在簽訂合同之前，應(yīng)當認真研究市場需要和貨源情況，掌握企業(yè)的經(jīng)營情況、庫存情況和合同對方單位的情況，依據(jù)企業(yè)的購銷任務(wù)收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據(jù)。另一方面是要對簽訂合同過程加強管理，在簽訂合同時，要按照有關(guān)的合同法規(guī)規(guī)定的要求，嚴格審查，使簽訂的合同合理合法。

 

　　(2)建立合同管理機構(gòu)和管理制度，以保證合同的履行。

 

　　企業(yè)應(yīng)當設(shè)置專門機構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T，建立合同登記、匯報檢查制度，以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，采取措施，處理違約，提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。同時，可以加強與合同對方的聯(lián)系，密切雙方的協(xié)作，以利于合同的實現(xiàn)。

 

　　(3)處理好合同糾紛。

 

　　當企業(yè)的經(jīng)濟合同發(fā)生糾紛時，雙方當事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成時，企業(yè)可以向國家工商行政管理部門申請調(diào)解或仲裁，也可以直接向法院起訴。

 

　　(4)信守合同，樹立企業(yè)良好形象。

 

　　合同的履行情況好壞，不僅關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營活動的順利進行，而且也關(guān)系到企業(yè)的聲譽和形象。因此，加強合同管理，有利于樹立良好的企業(yè)形象。

 

　　如何‖審查‖采購合同

 

　　一、關(guān)注合同主體

 

　　合同主體可以從兩個方面分析：

 

　　1、小規(guī)模納稅人和一般納稅人

 

　　如果企業(yè)是一般納稅人，應(yīng)盡可能和一般納稅人合作，當然這不是絕對的，如果銷售價格差異過大，小規(guī)模納稅人也無可厚非。

 

　　2、合同主體的法律身份

 

　　常見的合同主體分為公司制企業(yè)、合伙企業(yè)、個人獨資企業(yè)、個體工商戶、自然人，不同主體的涉及的稅種不同，發(fā)票的開具也不同。

 

　　合同最核心內(nèi)容是對雙方交易行為的描述和界定，交易行為性質(zhì)決定了供應(yīng)商應(yīng)如何繳納增值稅。實務(wù)中特別注意的是交易行為是否涉及兼營和混合銷售。

 

　　二、關(guān)注合同主要標的（交易行為）

 

　　兼營是企業(yè)同時從事多項經(jīng)營行為，而混合銷售是一項經(jīng)營行為同時涉及產(chǎn)品和服務(wù)，采購合同中通常涉及混合銷售較多。如設(shè)備生產(chǎn)企業(yè)銷售設(shè)備的同時提供技術(shù)服務(wù)，門窗生產(chǎn)企業(yè)銷售門窗的同時提供安裝，這些都屬于混合銷售。按照國家稅務(wù)總局的規(guī)定，混合銷售跟隨主業(yè)交稅，對方企業(yè)如果是生產(chǎn)企業(yè)則應(yīng)該全部繳納17%增值稅。但不同地區(qū)稅務(wù)局對這個問題有不同意見，典型的如河北山東和湖北國稅，認為如果企業(yè)在協(xié)議中能夠分清銷售和服務(wù)兩部分價款，且在自身財務(wù)核算中將兩種業(yè)務(wù)分開核算，可分開各自按照產(chǎn)品和服務(wù)適用稅率交稅。

 

　　具體工作中，如本省有明確規(guī)定，按照本省規(guī)定執(zhí)行，如果沒有明確規(guī)定，應(yīng)按照國家稅務(wù)總局規(guī)定執(zhí)行。尤其是對于下游取票單位而言，應(yīng)關(guān)注票據(jù)風險。

 

　　三、合同關(guān)于付款、發(fā)貨和發(fā)票的約定

 

　　采購合同中，銷售模式區(qū)分為款到發(fā)貨型、預(yù)付款型、分期付款型三種類型，這些模式會影響付款、發(fā)貨和發(fā)票之間的關(guān)系，需要特別關(guān)注。

 

　　1、款到發(fā)貨型采購

 

　　款到發(fā)貨型采購?fù)ǔ＜s定款到發(fā)貨，增值稅和所得稅納稅義務(wù)判斷關(guān)鍵在于實際收款時間和合同要求的付款時間之間的比較，通常按照孰早原則處理。

 

　　2、預(yù)付款型

 

　　很多采購需要提前支付預(yù)付款，供應(yīng)商收到預(yù)付款不需要交納增值稅和所得稅，因此購買方只能以收據(jù)入賬，等待供應(yīng)商發(fā)貨時確認收入交稅方能取得發(fā)票。

 

　　3、分期付款型

 

　　分期付款通常約定款項的分期延后支付，增值稅和所得稅都要求按照合同約定確認納稅義務(wù)，無論到時候是否實際收到款項，均應(yīng)以合同時間為準。至于實務(wù)中款項未到，供應(yīng)商是否提前開具全部發(fā)票，取決于雙方在合同中的約定，并無固定常規(guī)。

 

　　四、合同中關(guān)于違約條款的描述

 

　　違約條款是為了防止雙方在合同交易的關(guān)鍵要點中出現(xiàn)問題而特別列出的防范性條款，采購合同的防范性條款通常包括以下三部分：

 

　　1、貨物質(zhì)量、數(shù)量和發(fā)貨時間的違約條款；

 

　　2、付款時間和數(shù)量的違約條款；

 

　　3、發(fā)票問題的違約條款。